Excelで仕事効率を上げる5つの初期設定

この記事は「エクセルで仕事効率を上げるためのポイント」について解説しています。

具体的には

  • これから仕事でエクセルを使わなきゃならなくなった
  • 作業中にフリーズして入力したデータが消えた事がある
  • 保存したけどどこにファイルがあるかわからない事がある

という方の参考になると思います。

Excelで仕事効率を上げる5つの初期設定

今回紹介するのは以下の5つです。

  • 見やすいフォントを設定する
  • シート数は立ち上げ時1枚にする
  • ユーザー名を設定する
  • 自動保存を1分に設定する
  • ローカルの保存場所をわかりやすいところに設定する

見やすいフォントを設定する

エクセルではたくさんの数字を扱うために、数字や桁数ができるだけ見やすいように設定する必要があります。

用途によって異なりますが、基本的にこのフォントにすれば間違いないというおススメのフォントをご紹介します。

「Arial(エイリアル)」と「メイリオ」です。
「游ゴシック」はWindows10から初期設定されているフォントで比較用に掲載しました。

設定の仕方はこちらです。

まず、エクセルを開いたら左上にある「ファイル」をクリック。

画面が切り替わったら左下の「オプション」をクリック。

基本設定の中に「新しいブックの作成時」という項目があるので、その中の「次を既定のフォントとして使用(N)」から「Arial」もしくは「メイリオ」を選択します。

シート数は立ち上げ時1枚にする

初期設定ではエクセルを立ち上げた時にシートが3枚ありますが、使っていないシートがある状態は紛らわしく、また、他の人にシートを送る場合は使っていないシートを削除するのがマナーです。

シートを削除するには右クリックしてポップアップしたメッセージボックスで削除確認をしなければなりませんが、シートの追加はシートタブの右端にある「+」をクリックするだけです。

日々仕事で新しいエクセルファイルを使うという人は、手間を省くためにも新規ファイルの立ち上げ時はシートが1枚になるように設定しましょう。

変更の仕方は、先ほどのフォント変更の3つ下にある「ブックのシート数(S)」を「1」にするだけです。

ユーザー名を設定する

作成したエクセルファイルを右クリックしてプロパティから“詳細”タブを開きます。

すると「作成者」という欄があり、 ここにファイルの作成者の名前が入ります。

自分の作ったファイルであることを明記したい場合は、基本設定の「Microsoft Officeのユーザー設定」の「ユーザー名(U)」に希望する名前を入力してください。

自動保存を1分に設定する

エクセルを使っている時に突然フリーズ(大量の計算処理を行うような時も)することがあります。

また、間違って保存せずに終了してしまうことも…

せっかく作った資料が一から作り直しということにならないように、自動保存設定を必ず設定しましょう。

オプションから“保存”を選択してください。

「ブックを保存”の“次の間隔で自動回復用データを保存する(A)」を「1分ごと」にしましょう。

ローカルの保存場所をわかりやすいところに設定する

基本的にエクセルファイルはこのフォルダにおく!というのが決まっている場合は、既定のファイルの保存先を設定しておきましょう。

そうすることで、いちいちファイルを保存するときにフォルダを選択する手間が省けます。

もし決まっていない場合はデスクトップなど深くないところを設定しておくとよいです。

オプションの「保存」から、「ブックの保存」の中の「既定のローカルファイルの保存場所(I)」をあなたのわかりやすい場所に設定してください。

Excel初期設定のまとめ

仕事で毎日エクセルを使う人にとっていかに手間を省くかが重要です。

今回はその中でも特に基本的な部分について紹介しました。最後にポイントを整理しておきます。

  • フォントはArialかメイリオがおすすめ
  • シート数は立ち上げ時1枚になるようにする
  • 必要に応じてユーザー名を設定する
  • もしもに備えて自動保存を1分に設定する
  • ローカルの保存場所をわかりやすいところに設定する

よかったら参考にしてみてください!